Una dintre concluziile pe care administrația publică din România le trage, la un an de la declanșarea pandemiei covid-19, este aceea că marea majoritate a instituțiilor de stat, fie ele de la nivel local sau național, au fost surprinse complet nepregătite să realizeze rapid și corect tranziția de la relaționarea directă cu cetățeanul la un model de comunicare digital, bazat pe folosirea mijloacelor tehnologice moderne.

De altfel, în ultimele luni au fost organizate numeroase dezbateri publice având ca temă tocmai probleme apărute în procesul digitalizării administrației publice și metodele de rezolvare și promovare a unei evoluții digitale îndelungate în aceste instituții.

Administrația locală din România este încă una slab digitalizată, cu câteva excepții, între care Cluj-Napoca, Oradea, Sectorul 3 al Capitalei sau comuna Ciugud, din județul Alba. Din păcate, în cazul celor mai multe instituții, până de curând paginile web nu erau percepute ca un mijloc de comunicare despre serviciile prestate, nu exista o coerență a structurării acestor pagini web, iar informațiile prezentate erau de cele mai multe ori incomplete, neactualizate sau prezentate într-un format neaccesibil. În cazul primăriilor de comune apare și problema fondurilor insuficiente pentru investiția în echipamente necesare digitalizării.

Cu toate acestea, în ultimul an, numeroase primării au investit masiv în această direcție, conștientizând numeroasele beneficii pe care digitalizarea le aduce atât instituțiilor, cât și contribuabililor:

  1. plata impozitelor, taxelor și amenzilor online, direct pe site-ul web al instituției
  2. depunerea online a documentelor și cererilor, informarea în timp real a stadiului documentelor depuse și primirea soluționării lor automat
  3. posibilitatea programării pentru audiențe online
  4. semnalarea online 24/7, chiar și de pe telefonul mobil, a problemelor care țin de administrarea domeniului public (câini vagabonzi, defecțiuni la sistemul de iluminat, avarii la rețelele de apă, curent, gaz, probleme legate de salubrizare etc)
  5. realizarea de comunicări importante, informări publice, în timp real, dinspre instituție către cetățeni.

Evident, nu putem vorbi de digitalizare în cazul oricărei instituții publice în lipsa unei pagini web proprii, care să reprezinte “casa” tuturor procedurilor de digitalizare amintite, fie ele mai simple sau mai complexe. După primii pași, acela al achiziționării domeniului web dorit și al alegerii unui partener serios și experimentat care să asigure hosting web stabil și rapid, urmează realizarea desgnului propriu-zis al platformei și stabilirea funcționalităților practice ale acesteia.

Câteva aspecte foarte importante de care trebuie ținut cont în acest stadiu sunt:

  • Unificarea tuturor paginilor web ale instituției (de exemplu, în cazul unei primării, a direcțiilor municipale, companiilor furnizoare de servicii publice și ale altor entități APL) într-o singură platformă.
  • Plasare informației trebuie făcută în formate care să poată fi accesate instantaneu de pe orice fel de dispozitiv (desktop, smartphone, tabletă etc).
  • Ajustarea rezoluției imaginilor la dimensiuni care să permită încărarea lor rapidă de pe orice tip de dispozitiv și să nu îngreuneze accesarea informațiilor relevante.
  • Asigurarea posibilității de a adresa întrebări publice direct pe platforma instituției, într-un mod cât mai facil și ușor de administrat ulterior de către destinatar.
  • Crearea unor module proprii de tip newsletter sau alertă, care să permită accesul cetățenilor în mod permanent, asumat, la informațiile publice de larg interes.
  • Asigurarea transmisiei live și / sau înregistrată a ședințelor de consiliu local și a altor evenimente de însemnătate pentru comunitate.
  • Aplicarea corectă și updatată permanent a reglementărilor privind protecția datelor cu caracter personal.

Digitalizarea administrației centrale și locale s-a dovedit în ultimul an o obligație de neevitat a tuturor instituțiilor publice, un drum pe un singur sens, pe care, la fel ca la cursele automobilistice, vor avea de câștigat cei care se mișcă cu viteză mai mare. Marile câștiguri ale acestei cursei vor fi, în cele din urmă, creșterea eficienței funcționarilor, prin eliminarea procedurilor birocratice și facilitarea interacțiunii dintre administrația publică și cetățeni.