Tot mai mulți manageri s-au convins în ultimii ani că partea cea mai complicată în privința trecerii eficiente de la biroul clasic la o variantă de lucru modernă o constituie alegerea unei soluții corecte pentru nevoile companiei. Unul dintre principalele riscuri este dat de suprasaturarea cu soluții tehnice a companiei, deoarece într-o companie cu peste o sută de angajați se pot folosi chiar și peste două sute de soluții software diferite.

„Timpul de trecere de la soluție la cealaltă devine în sine o problemă de productivitate. În plus, securizarea datelor pe tot spectrul de soluții implementate este o chestiune extrem de sensibilă. Soluțiile moderne care fac trecerea de la clasic la modern, sunt soluțiile integrate și integrabile, care permit interconectivitatea cu soluțiile producătorului respectiv, dar și cu alte soluții sau procese de lucru din cadrul unei companii. Toate acestea trebuie făcute, astfel încât securitatea, protecția și conformitatea asupra datelor să rămână intacte, indiferent dacă discutăm de un startup sau de o companie enterprise cu sute sau chiar mii de angajați”, explică Robert Pufan, Cloud Solution Archiect for Modern Work, Microsoft CEE.

Potrivit acestuia, soluțiile moderne pleacă de la modelul de lucru din cadrul companiei, iar modelul de lucru s-a schimbat în ultimii ani, inclusiv la Microsoft.

„Există trei priorități de care trebuie să ținem cont: Oamenii, Locurile de muncă și procesele de lucru. O soluție modernă este construită în jurul acestui model, nu în scopul principal de a efectua o acțiune prestabilită. Astfel ajungem la nevoia unei platforme digitale de business care atinge toate cele trei aspecte: Oameni, Locuri și Procese. Pentru Microsoft, platforma se numește Microsoft 365, cu diferite valențe pentru lucrători din prima linie (Frontline), pentru companiile mici și mijlocii (Microsoft 365 Business) și chiar organizații foarte mari (Microsoft 365 Enterprise)”, adaugă Robert Pufan.

Pentru a detalia, acesta ne oferă câteva exemple:

– Oamenii trebuie să fie în legătură directă cu misiunea, valorile și activitățile companiei. Indiferent de locul în care se regăsesc (headquarter/birou/fabrică sau pe teren) și indiferent de dispozitivul pe care îl folosesc (telefon propriu, laptop de muncă sau vice-versa).

„Se cunoaște faptul că 80% din forța de muncă globală este reprezentată de angajații din prima linie. Majoritatea dintre aceștia sunt, din păcate, deconectați total de compania la care lucrează – nu dispun de mijloacele tehnice necesare să fie într-o legătura sigură și facilă cu colegii de la birou/headquarter, folosesc mijloace neprofesionale de comunicare, având riscuri de expunere ale datelor clienților, apelează la servicii software neverificate și neimplementate oficial în cadrul companiei, adică există o ruptură față de ceea ce este important pentru companie. Microsoft 365 Frontline, soluția pentru angajații din prima linie este răspunsul pentru acest tip de angajați. Consider esențial ca, în special, aceste persoane trebuie să fie într-o legătura digitală cu brandul și compania pe care îl reprezintă. Până la urmă, aceștia sunt primii oameni pe care clienții unei companii îi întâlnesc și interacționează”.

– Locurile de muncă trebuie să faciliteze incluziunea și productivitatea, indiferent dacă ne referim la spațiile de lucru din cadrul biroului sau la tehnologiile pe care le avem implementate pe teren.

„Un senzor IoT, poate face diferența de la ‘merge și așa’ la dublarea producției de produse agricole. Cum? Datorită senzorilor cu care s-au analizat acumulările de apă de pe teren și s-a reușit optimizarea irigației solului. Sau cum un echipament pentru video-colaborare facilitează interacțiunea între colegii de la birou și cei de acasă sau de pe teren, sau interacțiunea dintre un profesor și studenții care se aflau în același timp, în sala de curs, dar și acasă. Deviceurile care facilitează realitatea augmentată permit efectuarea de operații chirurgicale în timp real, de la distanță sau efectuarea de acțiuni complexe asupra unor echipamente de producție, cu ajutorul unui expert de la distanță”.

– Procesele de lucru. Soluțiile software utilizate trebuie să fie eficiente din perspectivă de cost, integrate/integrabile, iar în același timp să suporte securitatea necesară lucrului de oriunde. Microsoft 365 permite integrarea cu soluțiile externe de lucru.

„Unul dintre exemplele cele mai elocvente este Microsoft Teams, unde putem colabora sincron și asincron, nu doar prin ședințe audio-video, dar putem lucra pe documente Office, PDF, intranet. Dacă folosim o soluție web pentru softul de contabilitate sau o soluție CRM/ERP, putem să interacționăm cu toate acestea din cadrul platformei, fără să mai facem un ‘ping-pong’ între dispozitive, ferestre, taburi în browser și multe alte aplicații. Din studiile noastre, simpla adopție și utilizare a Microsoft Teams, poate duce la reducerea cu până la până la patru ore din timpul de lucru săptămânal, pentru angajații de la birou. Acest timp este generat prin simpla integrare de procese de lucru și aplicații într-o singură platformă care permite interacțiunea și colaborarea umană,  dar și interoperabilitatea cu soluții software externe: CRM, ERP, aplicații web, automatizări și diverse alte fluxuri de lucru”.

Specialistul Microsoft dorește în fapt să atragă atenția că riscul de suprasaturare sau supra-aglomerare este foarte mare și poate aduce nu doar probleme de productivitate, cât și probleme de securitate, în același timp.

„Sunt foarte multe soluții hardware și software pe piața IT de astăzi, multe dintre acestea chiar foarte bune. Însă, platforma pe care rulăm aceste soluții și elementele critice din cadrul companiei rămâne factorul cel mai important. Platforma trebuie să: ofere un serviciu profesional de identitate digitală (Azure Active Directory) pentru orice membru din organizație, să ofere acces la servicii cloud profesionale (email, stocare, aplicații), să permită integrarea cu producători de hardware și software diferiți, să permită un control facil, simplu și sigur asupra tuturor punctelor de legătură dintre toate acestea și nu în ultimul rând, să permită o scalare facilă în același timp cu ritmul de dezvoltare al oricărei afaceri, fără investiții majore – CapEx – în implementare și utilizare. O soluție care să ofere același nivel ridicat de securitate și conformitate, atât pentru un startup, cât și pentru mediul enterprise, este reprezentat în continuare de platforma Microsoft 365”, conchide Robert Pufan.

 

Robert Pufan este Cloud Solution Architect pentru spațiile de lucru moderne. Robert face parte din echipa Microsoft de aproape 8 ani, trecând prin diferite departamente și divizii, cum ar fi: Mobile Devices Group sau Consumer & Devices Sales, iar de mai bine de doi ani lucrează pentru viitorul spațiilor moderne de lucru, în echipa comercială. Este responsabil de construirea de noi servicii, aplicații și bune practici de adopție pentru întregul ecosistem de parteneri Microsoft din Europa Centrală și de Est. Robert deține un master în cibernetică, este certificat ProSci în Adopție & Change Management și este trainer certificat Microsoft.