Adoptarea solutiilor informatice integrate care sa permita gestionarea unitara a activitatilor unei institutii publice, de la cele financiar – contabile, bugetare si pana la resurese umane si management de proiect, reprezinta deopotriva alinierea la standardele europene si cresterea eficacitatii acestor institutii.
TotalSoft se adreseaza administratiilor publice cu o solutie software completa care integreaza in mod nativ activitatea financiar-contabila, cea bugetara specifica instituitiilor publice, resurse umane si salarizare, pontaj, managementul proiectelor precum si un sistem de control acces si monitorizare audio-video. Cu o infrastructura software bazata pe aceste componente se lucreaza deja in una din primariile bucurestene.
Cea mai importanta componenta, din punct de vedere financiar-contabil, a sistemului propus de TotalSoft o reprezinta ERP-ul Charisma Entreprise prin modulele care permit gestionarea acestei activitati (financiar, contabilitate, mijloace fixe, achizitii etc). Acestui nucleu i se alatura un modul special de urmarire a bugetului unei institutii publice prin intermediul caruia se gestioneaza bugetele, inclusiv rectificarile bugetare care apar pe tot parcursul anului.
Incadrare in buget
Sistemul TotalSoft permite alocarea si urmarirea oricarei cheltuieli atat timp cat se respecta restrictia de nedepasire a bugetulului. Primaria, de exemplu, lucreaza cu capitole de bugetare care cuprind articole de bugetare ce permit urmarirea atenta a banilor astfel incat contractele incheiate sa nu depasesca bugetul total alocat si aprobat de Consiliul Local.
Toate operatiunile bugetare sunt urmarite asadar in mod automat. Practic, propunerea de buget, pe capitole, se realizeaza in sistemul Charisma, se tipareste si se preda la Consiliul Local pentru a fi aprobata. Din momentul in care bugetul a fost aprobat si validat in sistem, responsabilitatea urmaririi lui in vederea incadrarilor in termene de plata si efectuarea platilor este preluata de sistemul Charisma.
Conform normelor prestabilite de Ministerul de Finante pentru unitatile bugetare, Charisma contine si un modul de plati (A.L.O.P.) care inglobeaza o serie de formulare standard, si in acelasi timp obligatorii, cum ar fi:
– propunerea de angajare a unei cheltuieli (formular care anunta intentia de a aloca o suma din buget);
– angajatorul bugetar si rezervarea sumei respective din buget;
– ordonantarea la plata – document prin care seful ierarhic ordona departamentului financiar sa faca formalitatile de plata (ordin de plata, cec sau numerar);
– urmarirea cheltuielilor pe articole de bugetare;
– extrasul de cont – documentul care incheie acest ciclu.
Avantajul modulului il reprezinta urmarirea electronica a tuturor acestor activitati, respectand Ordinul ministrului finantelor publice 1792/2002.
Asadar, printre cele mai importante realizari pe care le poate aduce implementarea sistemului Charisma intr-o primarie sunt restrictiile de cheltuieli care nu permit sub nici o forma depasirea bugetului. De exemplu, daca Directia de Taxe si Impozite mai greseste si depaseste bugetul poate face, in calitate de ordonator pricipal de credite, o rectificare bugetara. In schimb, daca ADP-ul, institutie subordonata DTI, depaseste bugetul lucrurile sunt mult mai complicate. Sistemul Charisma tocmai asta vegheaza: sa nu se faca greseli.
Charisma ofera o serie de rapoarte specifice administratiei publice:
– executie bugetara (sume alocate si sume platite);
– raport vis-a-vis de buget;
– contul de executie al bugetului;
– darea de seama;
– cerere de deschidere credite de bugetare;
– cerere privind repartizarea creditelor (catre institutiile din subordine).
Raportare facila
In ceea ce priveste raportarea, si institutiile publice, asemenea societatilor comerciale, depun o situatie la Administratia Publica. In cazul lor, raportarea se depune trimestrial si se numeste dare de seama.
De asemenea, o primarie are in proprietate o serie de spatii comerciale pe care le poate vinde in rate. Pentru gestionarea aceastei activitati, TotalSoft a realizat in sistemul Charisma un contract care genereaza automat un scadentar pe baza avansului platit de cumparator, numarul de rate, dobanda etc, scadentar pe baza caruia se emit lunar facturile aferente acestei activitati. Se poate inlocui astfel o evidenta primara, tinuta in excel sau in diverse registre, cu o evidenta automata si exacta, care calculeaza toate ratele, penalitatile si genereaza factura si nota contabila.
O alta particularitate a institutiilor de stat este modul in care isi gestioneaza mijoacele fixe, in evidenta institutiei existand atat mijloace fixe proprietate publica (in acest caz nu se face amortizarea obiectelor ci doar se administreaza) cat si mijloace fixe proprietate privata (calculatoarele interne, de exemplu, intra in categoria proprietate privata si sunt amortizate), sistemul TotalSoft permitand acesta evidenta dubla.
O alta componenta a sistemului propus de TotalSoft este sistemul de management de proiect Primavera integrat cu cel de DevPlan (are rolul de a prelua investitiile din programul de devize) si Proplan (managementul contractelor). Prin implementarea acestei componente se obtine o solutie software performanta de control al proiectelor si de urmarire a contractorilor.
TotalSoft este producatorul roman de software de business care a dezvoltat sistemul national de achizitii publice www.e-licitatie.ro Experienta companiei in domeniul public se bazeaza insa si pe proiecte derulate cu primariile din Bucuresti, Oradea, Zalau, Botosani, Slatina, Craiova, precum si consiliile judetene din Salaj, Calarasi, Sibiu, Gorj si Timis.
Pentru amanunte suplimentare in cee ce priveste sistemul Charisma, sunteti asteptati sa contactati reprezentantii TOTALSOFT la adresa: Calea Seban Voda, nr. 30-32, sector 4, Bucuresti.
Tel. 021.335.17.10; 021.335.17.11.
Fax: 021.335.17.12.
E-mail: office@totalsoft.ro
Web: www.totalsoft.ro; www.charisma.ro
