Autorizarea deschiderii unei reprezentante a unei societati straine in Romania

Procedura “autorizatiei” deschiderii unei reprezentante a unei societati straine in Romania, se gaseste reglementata de Decretul-Lege nr. 122/1990 (cu modificarile lui) privind autorizarea si functionarea in Romania a reprezentantelor societatilor comerciale si organizatiilor economice straine.
In cazul in care, prin conventii sau acorduri internationale la care Romania este parte, se stabilesc alte conditii de autorizare si functionare a reprezentantelor decat cele prevazute in Decretul-lege nr. 122/1990, se vor aplica dispozitiile cuprinse in acele conventii sau acorduri.

Conform art. 1 din Decretul-Lege nr. 122/1990, societatile comerciale si organizatiile economice straine pot avea reprezentante in Romania pe baza de autorizatie eliberata, in acest scop, in conditiile aratatului decret-lege.

De asemenea, societatile comerciale sau organizatiile economice straine pot fi reprezentate in Romania, pe baza de contract, si de birouri romanesti specializate, inclusiv cele infiintate din initiativa proprie.

Societatile comerciale si organizatiile economice straine reprezentate raspund, in conditiile legii, pentru actele si activitatea reprezentantelor lor in Romania.

CERERE DE AUTORIZARE

Societatea comerciala sau organizatia economica straina care solicita eliberarea unei autorizatii de reprezentanta va mentiona in cererea adresata Ministerului Afacerilor Externe urmatoarele:
– sediul social;
– obiectul activitatii reprezentantei, in concordanta cu obiectul de activitate al societatii comerciale sau organizatiei economice solicitante;
– durata de functionare a reprezentantei;
– numarul si functiile persoanelor propuse a se incadra la reprezentanta, iar daca sunt straini, numele, prenumele si domiciliul lor in strainatate, cu mentionarea functiilor pe care le au la societatea comerciala sau la organizatia economica si la reprezentanta.

Serviciile privind intocmirea si indeplinirea formalitatilor necesare infiintarii si functionarii reprezentantelor din Romania pot fi prestate, la cererea societatii comerciale sau organizatiei economice straine, si de Camera de Comert si Industrie a Romaniei sau de alte organisme autorizate.

DOCUMENTATIE (ACTE NECESARE AUTORIZARII)

Pana la depunerea dosarului se vor parcurge urmatoarele etape:
1. Achitarea taxei de X USD – in lei la cursul BNR (taxa pentru autorizatia de functionare pe un an de zile) in contul trezoreriei din sectorul unde va avea sediul reprezentanta.
2. Adresa oficiala catre DGFP – Serviciul Reprezentante, prin care se solicita confirmarea primirii sumei; adresa si copia dupa OP se depune la registratura.
3. DGFP emite o adresa catre trezoreria de sector, cu care solicitantul trebuie sa se deplaseze la trezorerie pentru a i se confirma primirea platii.
4. DGFP elibereaza un certificat de plata.
5. Intr-o ultima etapa se va intocmi dosarul in vederea autorizarii, cu urmatoarele documente:
– cererea de eliberare a autorizatiei;
– certificatul de plata;
– procura privind reprezentantii desemnati sa angajeze valabil societatea, in original + traducere legalizata;
– statutul firmei-mama in original (copie legalizata) + traducere legalizata;
– certificat de la camera de comert si industrie din orasul in care-si are sediul firma-mama, in care se certifica denumirea, capitalul social, reprezentanti, obiect de activitate (in original + copie legalizata);
– scrisoare de bonitate de la banca prin care firma-mama isi desfasoara principalele operatiuni;
– contract de inchiriere pentru sediul din Romania.
Dosarul cu documentele mai sus aratate se va depune la Ministerul Afacerilor Externe – Directia Licente.

TERMENE

Ministerul Afacerilor Externe este obligat ca, in cel mult 30 de zile de la data inregistrarii cererii, sa emita autorizatia sau, motivat, sa o respinga.
Prin autorizatia pentru functionare se vor stabili obiectul, conditiile de exercitare a activitatii, durata si sediul reprezentantei.
In termen de cel mult 15 zile de la data eliberarii autorizatiei, reprezentanta se inregistreaza la Camera de Comert si Industrie a Romaniei si la administratia financiara in a carei raza teritoriala isi are sediul.
Reprezentanta efectueaza in numele societatii comerciale sau al organizatiei economice straine numai acte juridice si activitati conforme cu obiectul de activitate stabilit prin autorizatia de functionare. Reprezentantele si personalul acestora isi desfasoara activitatea cu respectarea dispozitiilor legale din Romania.
Societatile comerciale sau organizatiile economice straine reprezentate in Romania au obligatia sa comunice Ministerului Afacerilor Externe in termen de cel mult 30 de zile, eventualele modificari intervenite in statutul lor juridic, in special in legatura cu obiectul de activitate, capitalul social sau sediul, si sa solicite modificarea autorizatiei de functionare. In acest sens, Ministerul Afacerilor Externe poate modifica autorizatia de functionare.

RETRAGEREA SAU INCETAREA AUTORIZATIEI

1. Autorizatia de functionare poate fi retrasa de Ministerul Afacerilor Externe, inainte de expirarea valabilitatii, pentru urmatoarele motive:
– incalcarea de catre personalul reprezentantei a dispozitiilor legale din Romania privind ordinea publica;
– depasirea obiectului de activitate stabilit prin autorizatie;
– nerespectarea obligatiilor fiscale.
Ministerul Afacerilor Externe va notifica societatii comerciale sau organizatiei economice straine si reprezentantei din Romania retragerea autorizatiei, acordand un termen de 90 de zile pentru lichidarea activitatii.
2. Functionarea reprezentantei inceteaza de drept atunci cand societatea comerciala sau organizatia economica inceteaza de a mai functiona.
In cazul in care societatea comerciala sau organizatia economica straina dispune incetarea activitatii reprezentantei, va instiinta despre aceasta Ministerul Afacerilor Externe. Lichidarea activitatii se va efectua in termen de 90 de zile de la instiintare.

TAXE

La cererea de eliberare si la eliberarea autorizatiilor, societatile comerciale straine vor achita taxele prevazute de lege.
Pentru activitatea desfasurata in Romania reprezentantele sunt obligate sa plateasca impozitele si taxele stabilite in conditiile legii.
Operatiunile financiar-bancare ale reprezentantelor se efectueaza prin conturi in valuta, deschise la bancile legal constituite pe teritoriul Romaniei, cu respectarea legislatiei in vigoare.

PERSONALUL REPREZENTANTEI

Personalul reprezentantei poate fi format din cetateni romani cu domiciliul in Romania sau in strainatate si din cetateni straini.
Cetatenii straini ca si cetatenii romani cu domiciliul in strainatate, pot fi angajati numai pe baza de permis de munca eliberat de Ministerul Muncii.
Alegerea personalului roman pentru a fi angajat la reprezentanta apartine societatii comerciale sau organizatiei economice straine.
Contractele de munca se vor negocia si incheia direct de catre cetatenii romani cu firma comerciala sau organizatia economica straina.
Personalul reprezentantelor poate contacta in mod direct orice intreprindere productiva sau de comert exterior, institutii sau autoritati, pentru discutarea problemelor legate de obiectul lor de activitate, cu respectarea reglementarilor legale in vigoare la data respectiva.
Pe perioada in care un cetatean roman lucreaza in cadrul unei reprezentante nu poate cumula o alta functie intr-o unitate de stat cu sediul in Romania. (Articol realizat cu sprijinul specialistilor INDACO Systems)